+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 12. Номенклатура дел ПО "Кадровый учет". Опись yur-invest.ru документов. Архивное дело

Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы. Структура номенклатуры отдела кадров. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы. Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год. Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства. Дело в том, что в соответствии с п. К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте.

Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков. Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота.

Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:. В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков. В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания.

В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами. Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить для каждого дела и сопоставить с используемыми типами документов. Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:. Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:.

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством. Так, Росархив предписывает госструктурам а частным фирмам фактически рекомендует составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего.

В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год. Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:.

Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его. Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет сделав официальный запрос с Росархивом.

Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется. По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре. Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года. Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива. Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8.

В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения. Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений включая кадровую службу.

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим. Согласование либо утверждение номенклатур кадровой, иных подразделений, сводной может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц.

Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ. В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале. Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год. Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Вам помогут документы и бланки:. На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется только если они используют государственные документы.

Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел. Если говорить о кадровой службе, это могут быть: приказы; договоры; учетные документы; карточки; трудовые книжки и т.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать: перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от Посредством данной процедуры выявляются документы, которые: должны быть оформлены в архив на длительное хранение; могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены; могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию: перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать; сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач: классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел; определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше. Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются: индекс дела; заголовок дела; количество единиц хранения; сроки хранения и номера статей по перечню; примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.

В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Кадровику нужно будет: окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их; согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива скорее всего, это будет документовед фирмы , а также руководителем кадровой службы; дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует: собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива; согласовать сводную номенклатуру с документоведом; утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале. Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Итоги Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваш вопрос.

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов.

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров. Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке.

Как составляьб номенклатуру кадровых дел

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В марте года вступила в силу новая статья Федерального закона от Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Как составлять номенклатуру дел на год предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров. Определимся, где формируются и будут храниться документы по личному составу, а также внесем изменения на обложки дел.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура. Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы. Структура номенклатуры отдела кадров. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников
В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3. Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

В какой срок должна быть разработана номенклатура дел? По какому принципу размещают заголовки дел в номенклатуре? Как правильно группировать в дела положения, инструкции, приказы по кадровым вопросам? Как заменить дела, ошибочно внесенные в номенклатуру?

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами.

.

В образец номенклатуры дел включены документы, образующиеся в В образце номенклатуры дел указаны сроки хранения дел и номера статей подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2019 yur-invest.ru