+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Оформление личного дела сотрудника

Оформление личного дела сотрудника

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерские услуги. Секреты формирования личных дел

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике.

Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия. Также не указывается точный перечень документов, которые следует собрать чтобы иметь полную информацию: это также устанавливает работодатель самостоятельно. Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности.

Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании. В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников. Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации.

Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение. Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя. Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно.

Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой. Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках. В личное дело могут быть включены как оригиналы документов трудовой договор, заявления , так и их копии копии паспорта, дипломов, приказов. Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования. В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение.

Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций Приложение 11 , там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель. Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле.

Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела. В организации личные дела работников хранятся в отделе кадров, в месте, где они будут недоступны для несанкционированного просмотра и использования, поскольку в них содержатся персональные данные работника. После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет.

Исключения составляют только личные дела руководителей организаций — их нужно будет хранить постоянно. Обратите внимание! После того как дело сдано в архив, его нельзя возвращать в работу, поэтому если уволенный сотрудник вновь устроился в эту же компанию, на него необходимо будет завести новое личное дело.

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники. При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию. В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф. Допускается записывать здесь же вариации фамилии к примеру, девичью фамилию замужней женщины. При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц. В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими.

При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять но не подшивать фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела анкете, личном листке , то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно. Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста.

Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны. Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы.

Они входят в состав документов по личному составу. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу. Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме, при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела.

Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование.

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела:. Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Согласно ст. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных. Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы п.

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике. Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Обязанность вести личные дела ЛД сотрудников лежит не на всех предприятиях. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров.

Порядок формирования личного дела работника в 2018 году

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел. Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом.

Скачать титульный лист для личного дела. Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности.

Что должно храниться в личном деле сотрудника. Анкета работника для личного дела — бланк. Лист ознакомления с личным делом. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец. Как работаем в январе официальные выходные. Подписание трудового контракта обязывает гражданина предоставить в компанию работодателя определенный набор документации, который объединяется в личное дело сотрудника. Для значительной части фирм непосредственного указания ведения личных дел работников организации в нормах законодательства не содержится. Тем не менее, в большей части негосударственных компаний ведение личных дел сотрудников это обычная практика, в связи с тем, что позволяет систематизировать все данные по каждому отдельному работнику и обеспечить доступ к информации в короткие сроки.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Активировать демодоступ. Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников. Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье. Для других организаций оформление персональных дел не обязательно. Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным. В таком случае кадровый учет и порядок делопроизводства регламентируются локальными нормативными актами. Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальной документации в отношении сотрудника и формирование из нее подшивки с описью.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации. В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

.

Бланк личное дело

.

Образец оформления личного дела сотрудника

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Октябрина

    Всё верно! Кооператив с проверенными людьми, уже построенный и введенный в эксплуатацию или свой частный дом.

  2. tramriducrent

    Пропал стакан!палец вверх кто понимает о чем я)))

  3. Екатерина

    Уважаемый коллега, стоит упомянуть, что всевозможных досмотров и обысков существует множество. Как форма таможенного контроля это таможенный досмотр. В ИВС и СИЗО личный обыск. Существуют виды досмотров, которым мы все в повседневной жизни подвергаемся систематически без, всяких подозрений на совершение правонарушений, например, предполетный досмотр в аэропорту, досмотры при входе на вокзалы, в фанзоны и т.д. и т.п. Все они регулируются как законами, так и подзаконными актами.

  4. Ванда

    Не год а сплошной пиздец, та генетическая бомба обещанная в ВОСПОМИНАНИЯХ О ВОЙНЕ все таки взорвалась (взлелеянная большевиками масса подонков родила себе подобных).

  5. Афанасий

    А если пояманный ЧИНУШ?

© 2018-2019 yur-invest.ru